Datenschutzerklärung (DSE) für Circuit

Version2.0, Stand: August 2016
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1.       Umfang

Der Schutz der personenbezogenen Daten der Nutzer von Circuit ist Unify sehr wichtig. Diese Datenschutzerklärung („Datenschutzerklärung“ oder „DSE“) findet Anwendung auf alle personenbezogenen Daten, die Unify aufgrund Ihrer Nutzung von Circuit erhebt. Sie gilt nicht für Unify‘s anderen Online- oder Offline-Produkte, Webseiten oder Dienste.

Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation hat möglicherweise, je nach anwendbaren rechtlichen Verpflichtungen, zusammen mit dem Vertrag, unter dem Unify Ihnen Circuit zur Verfügung stellt, einen gesonderten Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung bzw. „ADV“ abgeschlossen. Jene ADV wird durch diese DSE ergänzt. Im Fall von Widersprüchen hat die ADV Vorrang vor dieser DSE.

Wenn Sie Fragen zur DSE, zum DPA, den Vertragsbedingungen oder anderen vertraglichen oder rechtlichen Aspekten der Nutzung von Circuit haben, wenden Sie sich bitte zunächst an die Person(en) in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation, die für Circuit zuständig ist/sind, oder (sofern vorhanden) an den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation. Sie können sich auch jederzeit an Unify‘s Datenschutzbeauftragten wenden.

Die in diesem Dokument verwendeten Begriffe entsprechen denen aus Anhang - Definitionen des Vertrags, sofern nicht ausdrücklich abweichend definiert. Sollten Sie nicht auf diese Definitionen zugreifen können, wenden Sie sich bitte an die Person(en), die in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation für Circuit zuständig ist/sind.

2.       Trennung der Daten nach Circuit-Tenancies

Circuit ist in sog. „Circuit-Tenancies“ aufgeteilt, das sind logisch-organisatorisch voneinander getrennte Bereiche, die in der IT-Infrastruktur, mit der Circuit bereitgestellt wird, eingerichtet werden. Die Circuit-Tenancy Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation wird im Zuge des Registrierungsprozesses eingerichtet. Alle Nutzer Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation sind Teil der Circuit-Tenancy Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation. Gastnutzer haben entsprechend der von Ihnen oder Ihren anderen Circuit Nutzern gewählten Einstellungen vorübergehend Zugang zu einem Teil der Inhalte innerhalb Ihrer Circuit-Tenancy.

Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation kann durch den Circuit-Tenancy-Administrator die Kontrolle über Ihre Circuit-Tenancy ausüben. Wir empfehlen dringend, dass Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation zusätzlich zu den in dieser DSE beschriebenen Maßnahmen weitere organisatorische Maßnahmen ergreift, um intern den Zugriff auf das Konto des Circuit-Tenancy-Administrators auf dazu berechtigte Personen zu beschränken.

3.       Daten, die von Unify durch Circuit verarbeitet werden

3.1     Personenbezogene Daten

Der hier verwendete Begriff „personenbezogene Daten“ bezieht sich auf Einzelangaben, die sich auf eine Person beziehen oder einer solchen Person zugeordnet werden können. Wenn Sie Circuit nutzen, werden verschiedene Arten personenbezogener Daten innerhalb der Circuit-Systeme erhoben, gespeichert und übermittelt. Unify ist es wichtig, dass Sie verstehen, welche personenbezogenen Daten wir verarbeitet und zu welchen Zwecken dies geschieht. Typischerweise sind personenbezogene Daten in den Circuit-Nutzerdaten, Kontaktdaten von Circuit-Nutzern, Circuit-Nutzungsdaten und Circuit-Supportdaten enthalten.

3.2     Personenbezogene Daten in Circuit-Nutzerdaten

Circuit-Nutzerdaten“ sind alle Angaben, die Sie als Circuit-Nutzer an Circuit übermitteln, die Sie durch Circuit erhalten oder die durch Ihre Nutzung von Circuit oder des Circuit-Portals generiert werden. Personenbezogene Daten als Teil solcher Circuit-Nutzerdaten können in Ihren Nachrichten, Dokumenten, Tabellen oder anderen Inhalten Ihrer Circuit Konversationen oder Beiträge im Circuit-Supportforum sein. Unify geht davon aus, dass alle solche Circuit-Nutzerdaten mit Ihrer Zustimmung in Circuit gelangen. Unify beansprucht kein Eigentum an Ihren Circuit-Nutzerdaten, jedoch müssen sie stets der Acceptable Use Policy (AUP) genügen.

3.3     Personenbezogene Daten in Kontaktdaten

Kontaktdaten von Circuit-Nutzern“ sind Kontaktinformationen von Circuit-Nutzern, einschließlich Name, Anschrift, Telefonnummer, Profilinformationen, E-Mail-Adresse, Titel, Zeitzone und weitere Angaben, die ein Circuit-Nutzer in sein Profil eingibt oder wir durch die Nutzung von Circuit durch diesen Circuit-Nutzer ggfs. erheben. In einigen Fällen können Kontaktdaten von Circuit-Nutzern auch durch Nutzung der administrativen Funktionen von Circuit, z.B. in der Setup-Phase, übermittelt werden. Unify geht davon aus, alle solche Kontaktdaten mit Ihrer Zustimmung in Circuit gelangen.

3.4     Unify nutzt die Kontaktdaten von Circuit-Nutzern zur Erfüllung des Vertrags und zur Durchführung von Transaktionen, mit denen Sie oder Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation Unify beauftragt haben, und betrügerische oder missbräuchliche Handlungen aufzudecken oder zu verhindern, z.B. um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, um zu erörtern ob ein Verstoß gegen die Acceptable Use Policy (AUP) vorliegt.

3.5     Personenbezogene Daten in Circuit-Nutzungsdaten

Circuit-Nutzungsdaten“ sind Informationen darüber, wie Sie und Ihre Kollegen Circuit nutzen, und über die generelle Nutzung der Infrastruktur, die Unify für Circuit nutzt. Dazu gehören z.B. Informationen über die Zahl der aktiven Circuit-Nutzer, die IP-Adressen, von denen sich die Circuit-Nutzer einloggen, die Aktivitäten der Circuit-Nutzer, die genutzte Übertragungskapazität, der genutzte Speicherplatz oder die CPU-Leistung, Zeitstempel und ähnliches, und die Angaben, die daraus mithilfe von Analyseverfahren abgeleitet werden, z.B. Trends bei der Nutzung von Circuit. Circuit-Nutzungsdaten können personenbezogene Daten enthalten.

Circuit-Nutzungsdaten helfen Unify dabei, den Betrieb von Circuit kontinuierlich zu verbessern und die zugrunde liegende Infrastruktur zu optimieren. Unify kann die Circuit-Nutzungsdaten verwenden, um Betrug, Missbrauch und Störungen aufzudecken oder zu verhindern, oder um Muster oder Trends festzustellen, die für die Stabilität und Sicherheit von Circuit von Relevanz sind. Dies umfasst z.B. Versuche, die Sicherheitsvorkehrungen von Circuit zu durchbrechen oder „Denial of Service“-Angriffe gegen Circuit.

Unify kann Circuit-Nutzungsdaten ggf. aggregieren oder Analysen dieser Circuit-Nutzungsdaten durchführen, die zu sehr komprimierten und abstrakten Daten führen, die nicht mehr mit einer natürlichen Person in Verbindung gebracht werden können. Diese Daten kann Unify anderen Kunden, Lieferanten oder Dritten, z.B. zur Festlegung der Verfügbarkeit, Systembelastung, des korrekten Sizing oder zu Marketingzwecken, zur Verfügung stellen. Die Daten werden nicht genutzt, um einzelne Circuit-Nutzer zu identifizieren oder um personenbezogene oder pseudonymisierte Benutzerprofile zu generieren.

3.6     Personenbezogene Daten in Circuit-Supportdaten

Circuit Supportdaten“ sind Circuit-Nutzungsdaten, die Unify erhebt, wenn Sie eine Supportanfrage stellen. Circuit Supportdaten können Informationen über Ihre Hard-/Softwareumgebung, in der sich die Störung ereignet hat, die Zeit/das Datum, Benutzername oder andere Identifizierungsinformationen, Inhalte des Gesprächs, Diagnosedaten, System- und Registry-Daten, Fehlerverfolgungsdaten, Screenshots und andere mit der Störung verbundene Einzelheiten umfassen.

Unify verwendet Circuit-Supportdaten ausschließlich zur Erbringung der Supportleistungen, z.B. durch Online-Chat/Beratung, per Telefon, E-Mail oder auf andere Weise. Geben Sie Unify Ihre Einwilligung, kann Unify per Remote-Zugriff vorübergehend Ihr System steuern, und ebenfalls Ihre Einwilligung vorausgesetzt, Online-Chat-Sessions oder Gespräche, Telefongespräche oder Remote-Zugriffe aufzeichnen und/oder überwachen.

4.       Kundenkontakt und Circuit-Tenancy-Administrator

Ihr Unternehmen bzw. ihre Organisation hat einen „Kundenkontakt“ als Ansprechpartner für Unify bestimmt und einen „Circuit-Tenancy-Administrator“, der Zugang zu den administrativen Funktionen Ihrer Circuit-Tenancy hat.

Unify kann mit Kundenkontakt und Circuit-Tenancy-Administrator in Kontakt treten, um neue Anmeldungs-, Rechnungsstellungs- und wichtige Informationen operativer Art über Circuit zu übermitteln, z.B. geplante Ausfallzeiten oder Sicherheitsverletzungen, und um Verstöße gegen die Circuit-Nutzungsrichtlinien (CNR) zu beseitigen.

Die Kontaktaufnahme erfolgt i.d.R. per E-Mail. Wenn die Sachlage umgehendes Handeln erfordert, kann Unify andere Informationskanäle nutzen, z.B. Instant Messages, Telefon oder SMS.

5.       Cookies

Unify kann auf manchen Webseiten des Circuit-Portals Cookies verwenden. Cookies vereinfachen die Nutzung des Internets, und von Services die über das Internet bereitgestellt werden, indem sie u.a. Ihre Einstellungen speichern. Mit Hilfe eines Cookies kann Circuit beispielsweise erkennen, dass Sie sich angemeldet haben, was es Unify ermöglicht, Ihre späteren Aktivitäten auf dem Circuit-Portal zu beschleunigen und wodurch Sie wiederum Ihre Anmeldeinformationen seltener eingeben müssen, wenn Sie das Circuit-Portal nutzen. Unify kann Cookies ebenfalls verwenden, um auf Ihre Interessen zugeschnittene Inhalte anzubieten. Wenn Ihr Browser so eingestellt ist, dass er Cookies ablehnt oder wenn Ihr Browser Sie benachrichtigt, dass Sie einen Cookie erhalten und Sie ihn ablehnen, kann Ihre Nutzung des Circuit-Portals oder von Circuit insgesamt nicht so effizient und benutzerfreundlich sein, als wenn die Cookie-Funktion aktiviert wäre. Unify verwendet die mit Hilfe von Cookies erhobenen Daten nur in aggregierter Form und ohne Verwendung von Daten, die Sie persönlich identifizieren.

Wenn Sie mehr über die Art und Weise, wie wir Cookies und ähnliche Technologien auf öffentlichen Webseiten verwenden, und über die Steuerung der Verwendung von Cookies erfahren möchten, informieren Sie sich bitte in der Cookie Policy von Unify.

6.       Web Local Storage

Circuit benutzt „Web Local Storage“, eine Technologie, die von den meisten modernen Webbrowsern unterstützt wird und die es Web-Anwendungen ermöglicht, Daten auf Ihrem Computer zu speichern. ähnlich wie Cookies, nur in einer strukturierteren Form. Diese Daten unterliegen den gleichen Sicherheitsmechanismen wie Cookies, z.B. sind Daten, die von einer Web-Anwendung gespeichert werden, nicht für andere Web-Anwendungen zugänglich.

Circuit benutzt die Web Local Storage Funktionen Ihres Web-Browsers, um eine lokale Kopie von häufig benutzten Daten (wie z.B. Kontaktinformationen und zuletzt besuchte Circuit Konversationen) bereitzustellen und dadurch die Nutzung zu beschleunigen und um Netzwerkverkehr zu reduzieren. Diese lokalen Daten werden stark verschlüsselt und nicht mehr zu den Servern zurückgesendet, die Circuit bereitstellen. Sollten Sie nicht wünschen, dass Circuit Web Local Storage benutzt, entfernen Sie einfach das Häkchen bei dem mit “Dies ist ein privater Computer” beschrifteten Kästchen, bevor Sie sich einloggen. In diesem Falle wird Web Local Storage nicht benutzt, und alle zuvor dort von Circuit gespeicherten Daten werden gelöscht.

7.       Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Unify gibt Circuit-Nutzerdaten, Kontaktdaten von Circuit-Nutzern, Circuit-Nutzungsdaten, Circuit-Supportdaten (zusammen „Nutzerdaten“) nicht außerhalb von Unify oder den mit Unify verbundenen Unternehmen weiter, es sei denn, es ist gesetzlich zulässig, oder Sie weisen Unify entsprechend an, oder es ist im Vertrag, der ADV oder in dieser DSE beschrieben. Unify nutzt die Circuit Nutzerdaten nur im für die Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlichen Umfang.

Unify beauftragt manchmal Dritte, uns Dienstleistungen und Produkte wie beispielsweise Kundensupport, Datenverwaltung und technischen Infrastrukturdiensten bereitzustellen bzw. zu liefern. Unify wird diese Dritten dann in dem Umfang Zugriff auf die Nutzerdaten gewähren, oder diese Daten bei ihnen speichern oder sie von ihnen verarbeiten lassen, wie dies für diese zur Erbringung ihrer Dienste oder zur Lieferung ihrer Produkte notwendig ist. Diese Dritten sind zur Geheimhaltung der Nutzerdaten verpflichtet und es ist ihnen nicht gestattet, sie zu anderen als zu den Zwecken zu verwenden, für die sie von Unify beauftragt wurden. Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, trifft Unify die notwendigen, gesetzlich vorgeschriebenen Vorkehrungen zur rechtmäßigen Erhebung, Speicherung bzw. Verarbeitung oder Übermittlung von personenbezogenen Daten von oder an diese Dritten.

Um den Vertrag mit Ihnen zu erfüllen, kann Unify die im Zuge des Anmeldeverfahrens zur Verfügung gestellten Daten zur Verhinderung von Betrug, zur Durchführung der Exportkontrolle oder anderen durch anwendbare Gesetze vorgeschriebenen Überprüfungen, oder zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen, an Dritte weitergeben.

Unify gibt keine Nutzerdaten an Werbetreibende weiter.

Unify wird Nutzerdaten gegenüber Dritten (auch gegenüber Behörden oder im Rahmen von zivilgerichtliche Verfahren und mit Ausnahme von Unify‘s Subunternehmern, vgl. dazu oben) nur offenlegen, wie dies von Ihnen oder Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation angewiesen wird, oder sofern Unify dazu aufgrund anwendbarer Gesetze verpflichtet ist. Falls ein Dritter von Unify verlangt, ihm Ihre Nutzerdaten zu übermitteln, und falls dies aufgrund anwendbarer Gesetze gestattet ist, fordert Unify den Dritten zunächst auf, die Nutzerdaten direkt von Ihnen, oder Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation anzufordern. Im Verlauf dieses Verfahrens können wir die Kontaktdaten des Kundenkontakts an den Dritten weitergeben. Wenn Unify aufgrund anwendbarer Gesetze gezwungen ist, dem Dritten Ihre Nutzerdaten zu übermitteln oder ihm Zugriff darauf zu gewähren, unternimmt Unify angemessene Anstrengungen, um Sie im Voraus zu informieren, sofern auch dies nicht durch anwendbare Gesetze untersagt ist.

8.       Zugriff, Berichtigung und Löschung

Sie als Kunde, und nicht Unify, sind für Ihre Circuit-Nutzer und für die von diesen erzeugten Nutzerinhalte verantwortlich. Die Verwaltung der personenbezogenen Daten dieser Circuit-Nutzer ist Ihnen überlassen. Sie können dazu beispielsweise die Verwaltungsfunktionen von Circuit nutzen, die dem Circuit-Tenancy-Administrator zur Verfügung stehen. Unifyübermittelt i.d.R. Anfragen von einzelnen Circuit-Nutzern an Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation und holt vor Beantwortung der Anfragen Ihre Zustimmung ein, es sei denn, die anwendbaren Gesetze erfordern unverzügliches Handeln.

Sie können auf die in Circuit gespeicherten personenbezogenen Daten zugreifen, diese berichtigen oder löschen, indem Sie die im Rahmen von Circuit zur Verfügung gestellten Tools verwenden (zum Beispiel das Überarbeiten Ihrer Profilinformationen) oder durch die Verwaltungskonsole mithilfe des Circuit-Tenancy-Administrators oder, falls Bestandteil der vereinbarten Leistungen, durch Kontaktaufnahme mit Unify‘s Service Desk. Änderungen der Informationen auf Ihrer Circuit-Tenancy haben sofortige Wirkung. Kontaktdaten von Circuit-Nutzern und Circuit-Nutzerdaten werden sicher gespeichert und sind Bestandteil von Unify‘s standardmäßigem Datensicherungsverfahren.

9.       Sicherheit

Unify hat technische und organisatorische Maßnahmen, interne Kontrollmechanismen und Informationssicherheitsverfahren eingerichtet, um Ihre Informationen vor zufälligem Untergang, Zerstörung, Änderung, nicht befugter Weitergabe oder nicht befugtem Zugriff bzw. rechtswidriger Zerstörung zu schützen. Spezifische Sicherheitsvorkehrungen sind Bestandteil der zwischen Unify und Ihnen geltenden ADV.

10.     Standort der Daten

Ihre Nutzerdaten, einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten, können in Länder außerhalb der EU, z.B. in die Vereinigten Staaten von Amerika oder in andere Länder, in denen wir oder eine unserer Tochtergesellschaften oder Dienstleister Einrichtungen unterhalten, übermittelt, gespeichert und verarbeitet werden. Unify trifft die gemäß den anwendbaren Gesetzen notwendigen Vorkehrungen für eine rechtskonforme Übermittlung und Verarbeitung personenbezogener Daten.

11.     Änderungen der Datenschutzerklärung

Unify kann die DSE ändern, um Feedback von Kunden, Änderungen im Rahmen von Circuit oder Neuerungen der anwendbaren Gesetze widerzuspiegeln. Bevor diese Änderungen wirksam werden, benachrichtigt Unify Sie oder Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation im Voraus über den Kundenkontakt oder den Circuit-Tenancy-Administrator, indem Unify eine Mitteilung auf der Loginseite von Circuit veröffentlicht. Unify stellt einen Link bereit, unter dem Sie die aktualisierte Datenschutzerklärung einsehen können. Je nach gewählter Einstellung kann Unify außerdem eine Mitteilungs-E-Mail versenden und/oder eine Nachricht innerhalb von Circuit veröffentlichen. Diese Benachrichtigung(en) erfolgt/erfolgen unabhängig von im Vertrag vereinbarten Mitteilungsverfahren und schränken diese nicht ein.

Unify bittet Sie, die Datenschutzerklärung regelmäßig durchzusehen, um zu erfahren, wie Unify Ihre Nutzerdaten schützt. Sofern nichts Abweichendes von den anwendbaren Gesetzen vorgeschrieben oder erlaubt ist, gelten diese Änderungen nur für personenbezogene Daten, die ab dem Wirksamkeitsdatum der Änderung erhoben werden.

12.     Kontaktaufnahme

Unify freut sich über Ihr Feedback. Bei Fragen über Circuit, den Schutz Ihrer Daten, Unify‘s Datenschutz- und Sicherheitsverpflichtungen, erreichen Sie Unify unter den auf http://www.unify.com/de/Home/Internet/web/Container%20Site/Misc/Footer-content/legal-information/data-privacy.aspx/de angebotenen Kontaktmöglichkeiten, oder über das Circuit Support Portal.

13.     Datenschutzbeauftragter

Sie können Fragen und Bedenken über Unify‘s Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten an Unify‘s Datenschutzbeauftragten (DPO) richten. Gleiches gilt für Anträge auf Sperrung, Löschung oder Berichtigung personenbezogener Daten. Den Datenschutzbeauftragten (DPO) erreichen Sie hier auf http://www.unify.com/de//de.